Recomendaciones negocios y empresas

Consejos de Uso Material Oficina

Orden en el escritorio y en la nube: Claves para la gestión eficiente de la oficina moderna

Cualquier responsable de compras o gerente de una pyme lo sabe bien: una oficina desordenada es sinónimo de dinero perdido. Pasamos gran parte de nuestra jornada laboral intentando localizar facturas, contratos o ese presupuesto que se imprimió hace dos semanas y ahora parece haber desaparecido. La organización es el pilar sobre el que se sustenta la productividad empresarial, y en pleno 2026, ese orden debe aplicarse tanto al mundo físico como al digital.

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La transformación de los espacios de trabajo ha sido radical. Hemos pasado de las habitaciones llenas de archivadores metálicos a un modelo híbrido donde el papel convive con la nube. Sin embargo, para que esta convivencia sea armónica, se requieren herramientas y protocolos claros. No sirve de nada tener el mejor mobiliario ergonómico si luego la gestión de la información es un caos.

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El centro de mando digital: Comunicaciones seguras

En el día a día de cualquier negocio, ya sea una gestoría, un despacho de arquitectura o una tienda online, el flujo de información es constante. Pedidos a proveedores, comunicaciones con la administración pública y datos sensibles de clientes entran y salen continuamente. Aquí es donde la elección de las herramientas marca la diferencia.

A menudo, las empresas centran sus esfuerzos en el hardware, pero descuidan el canal por donde entra el 90% del trabajo: el correo. A la hora de gestionar notificaciones legales o enviar presupuestos confidenciales, utilizar un email que garantice la privacidad y el cifrado de los datos es fundamental. Centralizar las comunicaciones en una plataforma segura evita que la información corporativa se disperse en aplicaciones de mensajería informal o cuentas personales, profesionalizando la imagen que la empresa proyecta hacia el exterior.

Además, la digitalización es un requisito cada vez más presionante por parte de las instituciones. Según informes recientes de Red.es sobre la transformación digital de la pyme española, las empresas que digitalizan sus comunicaciones administrativas reducen sus tiempos de gestión hasta en un 30%, liberando horas para tareas más productivas.

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Del archivo físico a la eficiencia operativa

Aunque la tecnología avanza, el papel sigue siendo necesario para multitud de trámites y para el trabajo creativo. La clave está en saber cuándo imprimir y, sobre todo, cómo archivar. Un error común es mezclar documentos vigentes con archivo muerto. Para mantener la operatividad, es vital contar con un sistema de clasificación lógico.

Tal y como recomendamos siempre al hablar de material de oficina y organización , invertir en carpetas de proyectos y sistemas de etiquetado ahorra horas de búsqueda al año. El orden físico mentaliza al cerebro para el trabajo: un escritorio despejado invita a la concentración, mientras que una mesa llena de papeles revueltos genera estrés visual y bloqueos mentales.

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La seguridad de la información: Un activo empresarial

Tanto si guardamos un contrato en una caja fuerte como si lo enviamos digitalmente, el objetivo es el mismo: proteger el activo. En el entorno físico, usamos destructoras de papel para eliminar datos sensibles; en el entorno digital, debemos aplicar la misma lógica.

La ciberseguridad ya no es algo exclusivo de las grandes multinacionales. Una pequeña empresa que gestiona nóminas o datos de clientes debe cumplir con la normativa de protección de datos (RGPD) con el mismo rigor. Elegir herramientas digitales que respeten la privacidad del usuario por defecto es la forma más sencilla de cumplir la ley sin necesidad de tener un departamento informático propio.

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Hacia una oficina más sostenible y ágil

El objetivo final de esta organización integral es la eficiencia. Una oficina donde cada cosa tiene su lugar (ya sea en una estantería o en una carpeta del servidor) es una oficina que funciona sola.

Reducir el consumo innecesario de consumibles, digitalizar lo que sea digitalizable y proteger las comunicaciones son pasos sencillos que mejoran la cuenta de resultados. Al final, se trata de trabajar mejor, no más horas. La combinación inteligente de los suministros de oficina tradicionales de calidad con las nuevas tecnologías de comunicación privada es la receta perfecta para que cualquier pyme afronte los retos del mercado actual con garantías de éxito.

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Coaching y Organización

El software que hace que tu empresa funcione sola: la clave que muchos descubren demasiado tarde

Gestionar una empresa no es fácil. Mientras todo está en marcha, hay que controlar cada pequeño detalle, cada proceso, cada pieza del personal y todos los engranajes que hacen que funcione para que no salte por los aires. Es muy difícil tener una visión tan amplia y a la vez tan precisa de un negocio como para evitar que pierda eficiencia, y precisamente por eso la digitalización se ha convertido en la gran aliada de los negocios. Sobre todo con la llegada de los ERP, softwares que acaban con la mayoría de problemas que afectan a los negocios de cualquier tipo.

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Es precisamente esta tecnología lo que está convenciendo cada vez más a las empresas de dar el salto a lo digital. Cuando lo hacen, se encuentran con unos sistemas de gestión que unifican todo el funcionamiento interno del negocio y eliminan el ruido sobrante. De hecho, su efecto es tal que los ERP han dejado de ser una solución pensada para grandes empresas y se han convertido en una necesidad para todas, sean pequeñas, medianas o internacionales.

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Orden, el arma secreta que los ERP dan a los negocios

Una de las principales características de los buenos ERP es su capacidad para convertir procesos complejos en algo visible, cristalino y totalmente transparente. Da igual si hablamos de organización interna, cálculo de nóminas, administración, facturación, stock o recursos humanos: lo centralizan todo para que sea fácil de ver y de desarrollar conforme a las necesidades del negocio.

En nuestra opinión, lo que antes se gestionaba en una Pizarra Blanca o con un Bloc de notas simple ahora se hace de forma online automáticamente.

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Uno de los grandes ejemplos de esta organización lo vemos en herramientas como el controlador de horarios que ofrecen algunos de estos sistemas. Los que son realmente buenos no solo permiten fichar entradas o salidas, también permiten ver turnos, planificar jornadas y evitar que se solape personal sin tener que complicarse organizándolo todo.

Esto ayuda mucho también a tu equipo, porque le permite trabajar con datos en tiempo real, lo que a su vez agiliza la toma de decisiones y la mejora. En lugar de tener que apagar fuegos, se anticipan a ellos. Y eso se nota, sobre todo porque procesos que antes dependían de hojas de cálculos pasan a automatizarse, a estar registrados y siempre disponibles. La empresa gana en claridad para que el equipo gane en tiempo.

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Gestionas personas con la misma precisión que gestionas recursos

Organizar la logística y la facturación es importante, pero una empresa no avanza si la gestión de personal no se afina igual de bien. Todo lo relacionado con la selección de personal, la formación interna, las posibilidades de promoción, la distribución de talento… Todo eso es parte esencial del motor que impulsa el crecimiento de la empresa, al igual que tradicionalmente se usaban los Libros de Contabilidad en todas las empresas o todavía siguen muy vigentes los Libros de subcontratación para seguir los proyectos desde el punto de vista de proveedores y contratistas

Y aquí entra en juego otra herramienta clave: un buen programa de gestión de personal. Este tipo de herramientas no solo permiten controlar los procesos de recursos humanos; también ayudan a identificar necesidades, gestionar candidaturas, automatizar tareas repetitivas y tener un cuadro muy claro de quién hace qué, cuándo lo hace y cómo lo hace.

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Hace que lo que antes requería una larga cadena de mails, entrevistas y documentos ahora pase a ser un proceso de lo más fluido e interconectado. Y lo realmente sorprendente es cómo afecta a la estrategia de la empresa porque, cuando la información está bien puesta sobre la mesa, las decisiones sobre contrataciones o asignación de personal dejan de ser intuitivas y pasan a basarse en datos sólidos.

Tener ese tipo de control es algo que marca una diferencia enorme en el mercado laboral actual. Toda empresa que ha dado el paso lo sabe: la organización del talento es uno de los elementos que separa a los negocios que aspiran al éxito de los que se mueven sin un rumbo claro.

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La fluidez es síntoma de una empresa más inteligente

Además de automatizar procesos y dar orden, el ERP también afecta a la cultura de trabajo. Cuando cada pieza funciona como debe, la empresa gana velocidad y precisión porque los empleados saben en todo momento en qué estado está cada tarea. Así, los responsables pueden hacer sus planificaciones con mayor margen y dejar de enfrentarse a pequeños errores que frenan el avance.

Por otra parte, los módulos de los ERP están muy conectados entre sí, lo que hace que cualquier cambio se refleje inmediatamente en todas las áreas del negocio. Cosas como la entrada de un pedido, la actualización de stock o incluso una ausencia de un empleado o cambia de turno se unen y se sincronizan para que la fluidez no se detenga.

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Lo mejor de todo es que esto además simplifica los procesos para que los trabajadores tengan que gastar menos tiempo en notificaciones y otras tareas. Permite al negocio centrarse en las tareas más complicadas, siempre con información actualizada en tiempo real y con los indicadores clave fácilmente visibles para una mejor gestión.

Al final, lo que realmente hace que una empresa se transforme y evolucione no es hacer un gran viraje, es sumar pequeñas decisiones. Un ERP actúa justo en ese punto, llena todos esos pequeños agujeros invisibles que hacen perder tiempo, dinero y productividad para que el negocio funcione mejor que nunca.

Recomendaciones negocios y empresas

Limpieza profesional en Madrid para oficinas con resultados eficientes

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La actividad diaria en una oficina exige un espacio cuidado que favorezca el ritmo de trabajo. Un entorno ordenado transmite seguridad, mejora la percepción de los clientes y ayuda a que los equipos mantengan la concentración. En Madrid, donde la competencia empresarial crece de forma constante, la gestión adecuada de la higiene supone una ventaja real para cualquier compañía que desea operar con una imagen sólida y responsable. La demanda de servicios especializados aumenta porque las empresas buscan soluciones que aseguren un mantenimiento continuo y un control riguroso de cada área. Contar con un proveedor que conozca las necesidades de un entorno corporativo permite reforzar la organización interna y reducir incidencias relacionadas con la suciedad acumulada. En este contexto, la contratación de profesionales se convierte en un apoyo clave para optimizar recursos y garantizar espacios saludables

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Ventajas de un servicio de limpieza adaptado a oficinas en Madrid

Las empresas que operan en la capital requieren una atención alineada con el volumen de actividad y la diversidad de espacios. Las zonas de trabajo, salas de reuniones, áreas comunes y puestos rotativos necesitan protocolos distintos que no siempre pueden asumir los equipos internos. En esta línea, servicios como el que ofrece Klearfy aportan una solución ajustada a los ritmos de cada negocio, con procesos diseñados específicamente para entornos profesionales.

Además del mantenimiento diario, resulta esencial asegurar intervenciones que respondan a los picos de actividad, las reuniones especiales o los cambios de temporada. Una planificación flexible evita interrupciones y favorece un entorno preparado para recibir clientes o desarrollar tareas de forma ininterrumpida. La capacidad de adaptación se convierte así en un elemento diferencial dentro de una ciudad con horarios tan variables como Madrid.

Recuerda que en 20milproductos cuentas con una sección especial de productos de limpieza e higiene para oficinas donde cuentas con todos los productos básicos al mejor precio y que puedes adquirirlos junto al material de oficina online

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Optimización del entorno laboral y mejora de la productividad

Diversos estudios muestran que el estado del espacio influye en la eficiencia de los equipos. Un puesto limpio reduce distracciones, mejora la percepción de orden y favorece la concentración. En oficinas donde se combinan puestos fijos y áreas compartidas, la intervención de un servicio experto garantiza una supervisión que los empleados no pueden asumir.

El control de la limpieza en zonas críticas, como teclados, mesas de uso común o superficies de contacto frecuente, incide directamente en el bienestar del personal. La sensación de trabajar en un ambiente cuidado aumenta el compromiso y mejora la dinámica general del equipo, especialmente en empresas que manejan un flujo constante de visitas o reuniones.

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Protocolos profesionales para una higiene profunda continua

Un servicio especializado desarrolla técnicas y rutinas que cubren incluso los detalles que suelen pasar desapercibidos. La limpieza de zonas altas, la desinfección de superficies sensibles o el tratamiento de suelos requieren conocimientos específicos y herramientas adecuadas. En oficinas con gran movimiento, estas intervenciones deben ejecutarse con precisión para garantizar un resultado óptimo sin interferir en el ritmo de trabajo. El uso de productos profesionales y la planificación de intervenciones periódicas permiten mantener un estándar de higiene constante. Una supervisión experta reduce riesgos y asegura un entorno preparado para soportar la actividad diaria, incluso en momentos de máxima carga de personal o reuniones consecutivas

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Imagen corporativa fortalecida frente a clientes y proveedores

La primera impresión que recibe un visitante influye en la valoración general de la empresa. Un espacio ordenado, con superficies limpias y áreas comunes cuidadas, transmite profesionalidad e inspira confianza. En sectores donde la negociación presencial sigue teniendo peso, este aspecto puede convertirse en un factor decisivo. Las salas de reuniones, recepciones y pasillos tienen un papel esencial en la percepción externa. Por ello, contar con personal cualificado que atienda estos puntos de forma constante es una inversión estratégica. Mantener el entorno alineado con los valores de la empresa refuerza la credibilidad y ayuda a consolidar relaciones comerciales

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Reducción de costes y control eficiente de recursos

Aunque algunas compañías intentan asumir la limpieza con personal interno, esta práctica suele generar sobrecarga y costes adicionales. La externalización permite concentrar los esfuerzos en el desarrollo del negocio, mientras que un equipo profesional gestiona herramientas, productos y tiempos con mayor eficiencia. La planificación previa evita duplicidades y mejora el rendimiento, ya que los profesionales conocen la frecuencia necesaria de cada intervención. Un servicio especializado adapta la carga de trabajo a la actividad real de la oficina y elimina gastos asociados a gestiones improvisadas, como compras urgentes de material o tareas no planificadas.

Por ejemplo, en el entorno de la cocina y los baños de la oficina el papel higienico junto al papel secamanos y las bolsas de basura son los productos estrella que nuestros clientes de 20milproductos compran junto al material de oficina de forma muy habitual.

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Adaptación a espacios de diferentes dimensiones y funcionalidades

Madrid reúne oficinas de todos los tamaños: pequeñas startups, empresas consolidadas, espacios compartidos o sedes corporativas distribuidas en varias plantas. Cada configuración requiere una metodología distinta y un equipo capaz de responder a las particularidades de cada zona.

Los servicios profesionales evalúan previamente el espacio para establecer itinerarios, áreas prioritarias y tiempos aproximados de intervención. Esta organización contribuye a mantener el orden en áreas de tránsito elevado sin afectar a la actividad de los trabajadores, algo especialmente relevante en edificios con múltiples departamentos o afluencia continua.

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Control de la higiene en zonas sensibles y áreas técnicas

Las oficinas modernas integran salas de servidores, despachos acristalados o espacios donde se almacenan documentos importantes. Para mantener estos entornos en perfecto estado se necesitan técnicas cuidadosas que eviten daños o interrupciones en equipos electrónicos. El personal especializado está formado para tratar superficies delicadas y manipular herramientas sin comprometer instalaciones. Una intervención precisa garantiza la protección del material de oficina y evita incidencias relacionadas con polvo o acumulación de partículas en equipos de uso profesional

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Flexibilidad horaria para una actividad ininterrumpida

Las empresas madrileñas operan con horarios amplios y dinámicos, por lo que la limpieza debe ajustarse a franjas que no interfieran en la actividad diaria. Los servicios profesionales permiten programar intervenciones tempranas, nocturnas o en momentos de baja afluencia, lo que facilita la continuidad operativa.

Esta disponibilidad representa un valor añadido para sectores que requieren atención constante o que dependen de reuniones programadas de forma imprevisible. La posibilidad de adaptar el servicio a necesidades cambiantes evita molestias y contribuye a mantener la oficina lista en cualquier momento.

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Apoyo a la salud laboral y prevención de problemas derivados del entorno

El mantenimiento regular mejora la calidad del aire y reduce la presencia de agentes que podrían generar molestias o alergias. La higiene adecuada en moquetas, sillas y superficies de uso compartido influye directamente en el bienestar general, algo especialmente importante en oficinas con alta ocupación. Un entorno cuidado disminuye la acumulación de polvo y evita problemas asociados a la falta de mantenimiento, como olores o deterioro prematuro del mobiliario. La prevención constante permite crear un ambiente más saludable y favorece una sensación de bienestar general, lo que repercute de forma positiva en la dinámica del equipo

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Coaching y Organización

4 Formas de Optimizar tu Negocio con Herramientas de Gestión y Cumplimiento

Existen diversas alternativas en lo que concierne a herramientas de gestión y cumplimiento a través de las cuales puedes optimizar tu negocio online para que este opere de una manera más efectiva, evitando recibir algún tipo de sanción como causa de no respetar aspectos fundamentales como las políticas y normativas de privacidad digital.

Así pues, según la Encuesta global de cumplimiento de PwC 2025, elaborada por PwC: 

“La mayoría de los encuestados (77%) afirmó que su empresa se había visto afectada negativamente, en gran medida o en parte, en diversas áreas que impulsan el crecimiento. Esto crea la necesidad imperiosa de que las empresas y negocios implementen medidas de cumplimiento normativo para mitigar el impacto comercial y aprovechar su potencial de creación de valor“.

De tal forma, es preciso poner en práctica diversas acciones a partir de las cuales garantizar el cumplimiento de medidas inherentes a la protección de los datos de los internautas que acceden al sitio web de emprendimiento digital

La ejecución de estos procesos contribuirá a que estos usuarios y consumidores puedan experimentar la suficiente confianza para realizar conversiones y volverse seguidores de tu marca personal o corporativa. 

4 consejos para optimizar la gestión del cumplimiento en tu emprendimiento digital

El uso de herramientas de gestión y cumplimiento en un negocio digital debe hacerse con base en la consecución de objetivos que contribuyan a la sostenibilidad de dicha organización, evidenciando además una evolución en sus procesos internos, puesto que, estas acciones ayudarán al crecimiento empresarial y el mejoramiento de la cultura organizacional.

De este modo, algunos consejos que puedes poner en práctica para optimizar la gestión del cumplimiento en tu emprendimiento digital son los siguientes:

Concibe una identidad visual coherente con los valores de tu empresa

Uno de los aspectos cruciales que debe tener tu emprendimiento digital es una identidad visual que se base en los valores característicos de la marca, para que usuarios y consumidores puedan sentirse conectados con el mensaje que deseas transmitir. 

El uso de herramientas digitales para esta labor contribuirá a que estos clientes y potenciales clientes puedan experimentar emociones y sensaciones que conlleven que realicen conversiones e incluso, se vuelvan portavoces de tu negocio, ya sea que vendas material escolar o tengas una empresa de instalación de paneles solares. 

Cumple con las normativas en el ámbito de la seguridad y privacidad digital

Día tras día, los internautas sienten más inquietud con respecto al uso que se da de sus datos y se preguntan si estos se encuentran seguros frente a los diferentes ciberdelitos que se suelen cometer en Internet, de los cuales, hay que resaltar el robo de identidad digital, que puede conllevar graves consecuencias para quienes sean víctimas de este tipo de actos.

Por tanto, es crucial que emplees un software mediante el que puedas asegurarte de cumplir con los diversos lineamientos establecidos en la ley en lo que concierne al manejo y protección de la información sensible de los usuarios y consumidores que acceden a tu web corporativa.  

Forma a tu equipo de trabajo en habilidades duras y blandas

Es crucial que los colaboradores que forman parte de tu equipo de trabajo puedan comprender cuáles son los valores diferenciadores de tu negocio online y enfoquen sus esfuerzos en función de objetivos empresariales claros que tengan la posibilidad de medirse. 

Para ello, la realización de formaciones en habilidades duras y blandas es crucial, dado que les permitirá mantenerse actualizados en lo que respecta a tendencias en lo que se refiere a cultura organizacional, transformación digital, liderazgo, pudiendo estar en capacidad para emplear herramientas digitales novedosas que se adapten a las necesidades empresariales.

Automatiza las tareas repetitivas que se ejecuten en tu negocio online

Actualmente, el uso de herramientas de inteligencia artificial (IA) es idóneo para mejorar la productividad empresarial, puesto que, permite que los colaboradores puedan automatizar o aligerar diversas labores repetitivas o de traducción, escritura, diseño, entre otros, y centrarse en aquellas que demanden de mayor supervisión y análisis de su parte.

En este sentido, la transformación digital ha permitido que los empleados puedan trabajar de una forma más eficiente, optimizando procesos y, con ello, mejorando metodologías de trabajo para cumplir con objetivos empresariales, teniendo un menor gasto de los recursos implicados en estas tareas y proyectos.    

Conoce 3 herramientas de gestión y cumplimiento esenciales para optimizar tu negocio

En vista de que tu tienda online puede considerarse el equivalente a un negocio físico, cada uno de sus elementos, por más pequeños o insignificantes que parezcan, juegan un papel clave cuando están en contacto con los internautas. 

Es allí cuando es esencial el uso de información específica en torno al tratamiento de datos de estos usuarios, de forma que, puedas evitar algún tipo de inconveniente como causa del incumplimiento con estas normativas que en la actualidad son fundamentales para las empresas y negocios que desean crecer de manera saludable a lo largo del tiempo. 

A continuación, te mostraremos algunas de las principales alternativas que puedes implementar para mejorar la operatividad de tu negocio online y ofrecer una experiencia positiva a los cibernautas:

Usercentrics

Es una de las herramientas de gestión y cumplimiento clave que es idónea para llevar a cabo acciones como la gestión del consentimiento de datos, en vista de que cuenta con diversas plantillas con ejemplos de política de privacidad, para que puedas aplicar estas normativas de una forma coherente con las necesidades personalizadas de tu negocio online.

De tal manera, este software permite mantener transparencia en el modo en el que los datos se administran para que usuarios y consumidores se encuentren al tanto de qué hacen con su información personal y financiera.

Así pues, algunas de las acciones para las que puedes emplear Usercentrics para optimizar el cumplimiento de normas y políticas de privacidad de datos en tu tienda online o negocio son las siguientes:

  • Muestra en el sitio web un banner de consentimiento legal personalizado.
  • Activa Google Consent Mode v2, ya sea básico o avanzado.
  • Usa el marco IAB TCF 2.2 cuando se haga publicidad programática en la web.

Asana

Consiste en una de las herramientas de gestión y cumplimiento mediante la que es posible planificar, organizar y llevar a cabo un adecuado seguimiento de los proyectos.

Esta alternativa sirve para que puedas organizar en un solo lugar el trabajo y, de ese modo, concebir procesos más eficientes que se ejecuten de manera automática, disminuyendo la carga laboral manual, al igual que mejorar la productividad de tu tienda o negocio en línea.

Algunas de las labores que puedes realizar con Asana son las siguientes:

  • Define y rastrea Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) con el fin de conectar el trabajo diario con los diversos objetos estratégicos de tu organización.
  • Monitorea el progreso de los proyectos empresariales.
  • Identifica posibles cuellos de botella para mantener a los colaboradores de la organización en el camino correcto.

ClickUp

Esta es otra de las opciones que tienes en lo que concierne a herramientas de gestión que puedes usar para coordinar en un solo sitio los programas de riesgo, independiente del tamaño que tenga tu equipo de trabajo.

Así pues, con el apoyo de este software, podrás visualizar los procesos de gestión de auditorías de tu tienda online a través de paneles, además de mantener una documentación organizada de todas aquellas normativas y marcos que tienes que cumplir.   

Así pues, ClickUp ofrecerá principalmente las siguientes facilidades a tu organización:

  • Supervisa las actualizaciones de los proyectos.
  • Mitiga los riesgos con el programa de gestión de riesgos corporativos.
  • Usa plantillas para coordinar la gestión del cumplimiento.

Protege tu tienda online y gana reputación y más clientes fieles

El uso de herramientas de gestión y cumplimiento es crucial para que tu emprendimiento digital pueda gozar de una buena reputación online, dado que, facilita la monitorización del acceso a los sistemas, documentación y otros elementos que puedan ser empleados por colaboradores o terceros con fines ilícitos.

De esta manera, se reducirán de una forma considerable los riesgos presentes en el ámbito digital, así como podrás mostrar mayor transparencia en lo que respecta a cómo son gestionados diferentes tipos de datos de usuarios y consumidores que interactúen y hagan conversiones en el sitio web corporativo de tu negocio. 

Por lo tanto, las buenas prácticas en lo que concierne a gestión de cumplimiento pueden traducirse en una mayor rentabilidad empresarial, al igual que, un aumento de la tasa de fidelización de clientes en vista de que estos tendrán una experiencia de navegación positiva y optarán por comprar nuevamente en tu web. 

Biografía de la autora

Maryfel Alvarado (LinkedIn) es licenciada en Letras por la Universidad del Zulia (LUZ) de Venezuela y tiene más de 5 años de experiencia en la edición y redacción de artículos sobre educación, lingüística aplicada y marketing, entre otras temáticas. Es autora del libro de poesía Teoremas del fuego (2018) y fue nombrada Embajador del idioma español de su país en el mundo por la Fundación César Egido Serrano y el Museo de la Palabra de España.

Recomendaciones negocios y empresas

Cómo digitalizar una empresa: gestión de personal y recursos físicos

La digitalización es una necesidad para las empresas que buscan ser más ágiles, productivas y competitivas. Depender de hojas de cálculo, correos o procesos manuales para gestionar tareas tan básicas como el control de vacaciones, los fichajes o la solicitud de material de oficina resta productividad.

Transformar esos procesos en flujos digitales no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la comunicación interna, la trazabilidad de la información y la eficiencia global de la empresa. A continuación, te contamos cómo digitalizar una empresa de forma estructurada y práctica.

Por qué digitalizar una empresa

Digitalizar la gestión permite: 

  • Ahorrar tiempo, al automatizar tareas repetitivas y centralizando la información. 
  • Reducir errores, ya que los sistemas digitales minimizan la duplicidad de datos y el riesgo humano. 
  • Controlar mejor, ya que puedes tener visibilidad inmediata sobre ausencias, gastos o materiales.
  • Ser más transparente, ya que los procesos quedan registrados y auditables, lo que mejora la confianza interna y el cumplimiento legal.

Cómo digitalizar una empresa

Digitalizar una empresa implica cambiar la forma de trabajar, no solo implantar herramientas nuevas. Se trata de revisar los procesos existentes, optimizarlos y luego apoyarse en tecnología para que funcionen mejor.

Cómo empezar a digitalizar una empresa

  1. Audita tus procesos actuales. Detecta dónde se pierde tiempo o surgen errores: fichajes, solicitudes internas, aprobaciones, inventarios, etc.
  2. Define objetivos concretos. Por ejemplo: reducir el uso de papel, ahorrar horas administrativas o mejorar la comunicación entre departamentos.
  3. Elige herramientas compatibles. Busca software adaptado al tamaño de tu empresa y con funcionalidades integradas (recursos humanos, vacaciones, control horario, gestión de tareas, etc.).
  4. Forma al equipo. La digitalización solo funciona si el personal la entiende y adopta las nuevas herramientas.
  5. Evalúa ajusta. Mide el impacto de los cambios: tiempo ahorrado, incidencias reducidas o mejora en la satisfacción interna.

Cómo digitalizar la gestión de una empresa

Uno de los primeros pasos para digitalizar una empresa es transformar la gestión de personal y administrativa. Hoy en día, las empresas deben cumplir con varias obligaciones legales, como el registro horario, la gestión de vacaciones y el control de permisos retribuidos o no retribuidos.

Contar con un software de recursos humanos todo-en-uno como COPR Staff permite registrar la jornada, gestionar ausencias y centralizar la comunicación con los empleados desde un único portal, cumpliendo con la normativa y simplificando la operativa diaria.

Cómo digitalizar los materiales y recursos físicos de una empresa

La digitalización no solo afecta al personal, también a los recursos físicos de la oficina: desde el mobiliario y los equipos informáticos hasta el material de papelería.

Implementar un sistema de gestión de inventario permite saber en tiempo real qué productos hay disponibles, cuándo reponerlos y quién los utiliza. Así se evitan pérdidas, pedidos duplicados y gastos innecesarios.

Contar con stock digitalizado y solicitudes internas controladas mejora la eficiencia y evita pérdidas o duplicidades.

Contar con un sistema de control de stock y solicitudes internas también ayuda a gestionar mejor el material de papelería online, evitando duplicados, pérdidas o pedidos innecesarios. Cuando cada equipo puede pedir lo que necesita desde una misma plataforma, todo queda registrado y es más fácil hacer seguimiento. Además, permite ajustar las compras a las necesidades reales de la empresa, sin improvisar ni acumular productos que no se usan.

Cómo no digitalizar una empresa: errores comunes a evitar

  • No implicar al equipo en el proceso. Si las personas no participan desde el principio, la resistencia al cambio puede frustrar cualquier avance.
  • Usar demasiadas herramientas dispersas. Centralizar es clave: mejor una plataforma integrada que múltiples soluciones inconexas.
  • No revisar la seguridad de los datos personales. Los sistemas digitales deben cumplir con el RGPD y ofrecer garantías de protección.
  • No medir el impacto real de la digitalización. Digitalizar sin evaluar resultados puede llevar a repetir los mismos errores, pero de forma más cara.