Consejos de Uso Material Oficina

Te damos los mejores consejos para que útilices todos nuestros productos de la forma más práctica y segura posible.

Sistema De Archivo De Oficina Digital O Físico – ¿Cuál Es El Adecuado Para Su Empresa?

En un período de transformación digital, las organizaciones se encuentran ante una decisión de gestión: decidir entre almacenar en digital o en físico. Existen ventajas e inconvenientes para ambas opciones y el tipo correcto puede depender de múltiples condiciones.

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Archivo Físico: La Opción Tradicional

Desde hace décadas, el archivo físico ha sido el recurso ordinario de archivo. Esto se traduce en almacenar la información en formato papel y en carpetas, archivadores o cajas de archivo definitivo

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Este sistema de archivo tiene como principales ventajas la tangibilidad (todo lo que busquemos estará a la vista) y el muy bajo coste inicial, dado que no requiere inversión en tecnología para guardar la información.

Por supuesto, en nuestra tienda online de venta de papeleria y material oficina disponemos de mas de 17.000 articulos y productos de oficina tanto de archivo como de uso propio para cualquier actividad personal o profesional. Por eso somos 20milproductos.

No obstante, este sistema de archivo físico tiene sus contras. Si trabajamos con muchos documentos, pronto veremos que es un método de almacenamiento deficiente. 

Además de necesitar un espacio físico considerable, resulta poco eficiente para el acceso simultáneo y las documentaciones están expuestas a riesgos como el fuego, la humedad o la pérdida por extravío.

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Archivo Digital: Eficiencia y Acceso Inmediato

El archivo digital permite la digitalización de los documentos electrónicos a través de los servidores internos o la nube (Google Drive, Dropbox, OneDrive, etcétera). 

Por ejemplo, pueden hacerse copias de seguridad en un disco duro externo, o bien, recuperarse de forma rápida mediante búsqueda por palabra clave o fecha, señalando sus ventajas en el ahorro de espacio, en la accesibilidad desde múltiples dispositivos y en el hecho de no depender del mismo lugar.

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Una gran parte de los sistemas digitales integran funciones de seguridad (cifrado, control de accesos, auditorías de actividad, etcétera), lo que representa un mejoramiento de la protección de la información al poder cumplir con las normativas de protección de datos.

Por otro lado, y pese a las ventajas que pueden ofrecer, la digitalización plantea retos, ya que es necesaria una inversión inicial (equipos, software, formación del personal) que a menudo implica una dependencia de tecnologías.

El Acceso Remoto y la Protección de Datos

La nube es muy flexible; sin embargo, debemos pensar en la seguridad. Los datos están alojados en servidores externos, por lo que debemos desnudar nuestra información personal a terceras partes. 

En adición, el acceso a los archivos a partir de redes wifi públicas, como las de cafeterías o aeropuertos, nos expone a las miradas curiosas de terceros.

Para evitar esto, muchas empresas y usuarios averiguan cómo descargar una VPN, es decir, redes privadas virtuales que crean un túnel. Así son capaces de cifrar el tráfico y la información durante nuestros accesos remotos.

Buenas Prácticas de Seguridad Documental

Estas son algunas medidas con las que podremos proteger la información sensible en línea:

  • Contraseñas seguras: Utilizar contraseñas robustas y únicas.
  • Autenticación en dos pasos: Incorporar una capa extra de seguridad.
  • Conexiones protegidas: Aprender a descargar una VPN para encriptar tu conexión.
  • Copias de seguridad: Realizar copias de seguridad de los archivos físicos y digitales de manera periódica.

Para proteger nuestra información, es esencial que instauremos buenas prácticas de seguridad, independientemente del sistema de archivo que hayamos decidido utilizar.

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Conclusión

No hay una solución única para todas las empresas, mientras que unas podrán trabajar perfectamente bien con órdenes de archivos en papel, otras el entorno de trabajo puede beneficiarse del dinamismo del entorno digital. 

Quizás la mejor opción sea un enfoque mixto de ambas posibilidades (archivo tradicional y digital), combinadas con las buenas prácticas de seguridad que ya hemos mencionado. 

Es importante valorar las necesidades específicas y proteger adecuadamente la información para llevar a cabo una gestión documental eficaz y segura.

Adiós a la lejía y el amoniaco: esta es la solución definitiva para limpiar en la oficina todo tipo de superficies (sin dañarlas)

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¿Te acuerdas del amoniaco y la lejía? Durante años, fueron los reyes de la limpieza, pero su uso no solo ponía en peligro algunas superficies al ser bastante abrasivos, también afectaba a nuestra salud y al medio ambiente. Por suerte para nosotros y, sobre todo si estamos trabajando en una empresa donde usamos la cocina, los productos de limpieza han evolucionado mucho y cada vez hay opciones más eficientes, seguras y económicas. Estamos hablando de los limpiadores multiusos concentrados, que desde hace años han ido desplazando a otro tipo de productos de limpieza, porque son capaces de ofrecer resultados superiores y su rendimiento y precio compensan mucho más.

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Qué son exactamente los limpiadores concentrados

Los limpiadores concentrados son productos diseñados para proporcionar una limpieza profunda y segura en una amplia variedad de superficies. Ten en cuenta, ademas, que en una oficina o empresa es especialmente importante no tener que contar con una infinidad de productos de limpieza e higiene.

En esta línea, su principal característica es la concentración del producto, lo que permite diluirlo en agua según las necesidades específicas de cada uso. Este formato no solo optimiza el consumo, sino que también reduce el volumen de almacenamiento y el impacto ambiental. 

Vas a tener un limpiador que rinda mucho más y con un coste mucho menor que si cada mes tienes que comprar un limpiador convencional. Una de las marcas que personalmente más me gusta es NICEBLUE,  el primer producto de este tipo en salir al mercado en 2001 en España. Con un solo litro del limpiador multiusos concentrado, es posible obtener hasta 20 litros de solución lista para aplicar. ¿Te imaginas la cantidad de tiempo que puede durarte este producto de limpieza?

De todas formas, en nuestra tienda de Material Oficina, contamos con más de 420 productos de alimentación e higiene para oficinas

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Por estos motivos deberías empezar a usar NICEBLUE

Más allá de ser una alternativa, estos limpiadores ofrecen beneficios que marcan la diferencia en el día a día. No se trata solo de limpiar, sino de hacerlo de forma eficiente, segura y con un producto que realmente se adapta a tus necesidades. 

Protección de todas las superficies 

A diferencia de los productos agresivos que pueden deteriorar materiales sensibles, productos como NICEBLUE están formulados para actuar con eficacia sin causar daños, y por eso se puede decir que son ecofriendly, porque sus ingredientes no son dañinos ni perjudiciales para el medioambiente. Al no ser corrosivo ni abrasivo,  son aptos para su uso en superficies delicadas como madera, cuero o mármol, al mismo tiempo que ofrecen excelentes resultados en la eliminación de grasa, suciedad y residuos industriales. 

Ahorro garantizado gracias a su formato concentrado

El rendimiento es otro punto fuerte. Mientras con otros productos tienes que estar comprando botella tras botella, aquí con un solo litro tienes limpieza para rato. La posibilidad de diluirlo en agua hace que aproveches al máximo cada gota.  Además, te olvidas de almacenar decenas de productos diferentes para cada rincón de la casa y de tu oficina: con un solo producto puedes dejar impecables desde los suelos hasta los cristales, pasando por superficies tan variadas como plásticos, vinilos, metales o textiles.

Seguridad para ti, tu familia y el medio ambiente

La lejía y el amoniaco, además de ser altamente tóxicos, son irritantes y peligrosos si no se usan con extrema precaución. NICEBLUE en cambio, te permiten limpiar con tranquilidad, sin guantes y sin miedo a que los más pequeños o las mascotas se vean afectados por el producto. NICEBLUE está elaborado sin fosfatos y con ingredientes naturales y biodegradables, lo que lo convierte en una opción sostenible y respetuosa con la naturaleza.

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Un producto que puedes usar prácticamente en cualquier sitio

La versatilidad de los limpiadores multiusos concentrados como NICEBLUE permite su aplicación en una amplia gama de sectores y espacios, ofreciendo una solución integral tanto para el ámbito doméstico como profesional e industrial:

  • Limpieza y desinfección del hogar y la oficina : Permiten una limpieza eficaz de suelos, muebles, ventanas, cristales, electrodomésticos y superficies delicadas como lacados o tapicerías, y también puede usarse en textiles como alfombras y moquetas. En madera, mármol, linóleo o vinilo garantiza resultados óptimos sin riesgo de deterioro. Su poder higienizante y bactericida, es de mucha utilidad en espacios como baños y cocinas.
  • Cuidado y mantenimiento de vehículos: Estos productos son igualmente eficaces en el sector de la automoción, donde permiten la limpieza de llantas, salpicaderos, tapicerías de cuero o vinilo, carcasas de faros e incluso motores. Su fórmula no agresiva asegura la conservación de los materiales, evitando los efectos negativos que pueden provocar los productos tradicionales en componentes sensibles. 
  • Eficiencia en entornos profesionales e industriales: En oficinas, clínicas, laboratorios, gimnasios o peluquerías, donde la higiene es un factor esencial, este limpiador multiusos garantizan un alto nivel de desinfección sin comprometer la seguridad de trabajadores y clientes. En el ámbito industrial y de la hostelería, su eficacia frente a grasa, tinta y residuos lo convierte en una herramienta indispensable. Además, se puede usar para mantenimiento de pavimentos, circuitos de refrigeración, depósitos de agua y equipos utilizados en industrias alimentarias y sanitarias.

En definitiva, te animamos a que pruebes NICEBLUE y nos cuentes que te parece, y que pongas este tipo de limpiadores concentrados para todo tipo de superficies a prueba, porque te aseguramos que cuando los pruebes no vas a querer volver a los productos de limpieza de siempre. 

6 Formas de encuadernar tu proyecto

libreta cosida

En un proyecto no sólo es importante el contenido, sino también la forma de presentarlo. La forma de encuadernar tu proyecto será clave para generar una primera buena impresión.

¿Cómo encuadernar tu proyecto? Nos tenemos que adentrar en el mundo de la encuadernación que va mucho más allá de las técnicas tradicionales. A continuación os vamos a hablar sobre las 6 formas, que según nosotros, son las más útiles y con mejor acabado para tu proyecto.

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Cómo y para qué usar la encuadernadora espiral

Cómo usar la encuadernadora espiral

Las empresas apuestan cada vez más por conservar sus documentos de una forma ordenada y eficaz. Por ello, es muy habitual encontrarnos en nuestra oficina una encuadernadora. La encuadernadora es imprescindible como material de oficina. Nos ayuda cuando tenemos muchos documentos que archivar haciendo pequeños libros, además, también ayuda a que los estudiantes mantengan en orden sus apuntes. ¡Conoce más acerca de este básico! ¿Pero, sabéis utilizarla? Te contamos cómo se utiliza este imprescindible.

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