Sistema De Archivo De Oficina Digital O Físico – ¿Cuál Es El Adecuado Para Su Empresa?

En un período de transformación digital, las organizaciones se encuentran ante una decisión de gestión: decidir entre almacenar en digital o en físico. Existen ventajas e inconvenientes para ambas opciones y el tipo correcto puede depender de múltiples condiciones.

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Archivo Físico: La Opción Tradicional

Desde hace décadas, el archivo físico ha sido el recurso ordinario de archivo. Esto se traduce en almacenar la información en formato papel y en carpetas, archivadores o cajas de archivo definitivo. 

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Este sistema de archivo tiene como principales ventajas la tangibilidad (todo lo que busquemos estará a la vista) y el muy bajo coste inicial, dado que no requiere inversión en tecnología para guardar la información.

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No obstante, este sistema de archivo físico tiene sus contras. Si trabajamos con muchos documentos, pronto veremos que es un método de almacenamiento deficiente. 

Además de necesitar un espacio físico considerable, resulta poco eficiente para el acceso simultáneo y las documentaciones están expuestas a riesgos como el fuego, la humedad o la pérdida por extravío.

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Archivo Digital: Eficiencia y Acceso Inmediato

El archivo digital permite la digitalización de los documentos electrónicos a través de los servidores internos o la nube (Google Drive, Dropbox, OneDrive, etcétera). 

Por ejemplo, pueden hacerse copias de seguridad en un disco duro externo, o bien, recuperarse de forma rápida mediante búsqueda por palabra clave o fecha, señalando sus ventajas en el ahorro de espacio, en la accesibilidad desde múltiples dispositivos y en el hecho de no depender del mismo lugar.

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Una gran parte de los sistemas digitales integran funciones de seguridad (cifrado, control de accesos, auditorías de actividad, etcétera), lo que representa un mejoramiento de la protección de la información al poder cumplir con las normativas de protección de datos.

Por otro lado, y pese a las ventajas que pueden ofrecer, la digitalización plantea retos, ya que es necesaria una inversión inicial (equipos, software, formación del personal) que a menudo implica una dependencia de tecnologías.

El Acceso Remoto y la Protección de Datos

La nube es muy flexible; sin embargo, debemos pensar en la seguridad. Los datos están alojados en servidores externos, por lo que debemos desnudar nuestra información personal a terceras partes. 

En adición, el acceso a los archivos a partir de redes wifi públicas, como las de cafeterías o aeropuertos, nos expone a las miradas curiosas de terceros.

Para evitar esto, muchas empresas y usuarios averiguan cómo descargar una VPN, es decir, redes privadas virtuales que crean un túnel. Así son capaces de cifrar el tráfico y la información durante nuestros accesos remotos.

Buenas Prácticas de Seguridad Documental

Estas son algunas medidas con las que podremos proteger la información sensible en línea:

  • Contraseñas seguras: Utilizar contraseñas robustas y únicas.
  • Autenticación en dos pasos: Incorporar una capa extra de seguridad.
  • Conexiones protegidas: Aprender a descargar una VPN para encriptar tu conexión.
  • Copias de seguridad: Realizar copias de seguridad de los archivos físicos y digitales de manera periódica.

Para proteger nuestra información, es esencial que instauremos buenas prácticas de seguridad, independientemente del sistema de archivo que hayamos decidido utilizar.

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Conclusión

No hay una solución única para todas las empresas, mientras que unas podrán trabajar perfectamente bien con órdenes de archivos en papel, otras el entorno de trabajo puede beneficiarse del dinamismo del entorno digital. 

Quizás la mejor opción sea un enfoque mixto de ambas posibilidades (archivo tradicional y digital), combinadas con las buenas prácticas de seguridad que ya hemos mencionado. 

Es importante valorar las necesidades específicas y proteger adecuadamente la información para llevar a cabo una gestión documental eficaz y segura.