Los mejores productos para organizar y archivar tus documentos de 2021

Pymes, autónomos y empresas de todos los sectores necesitan, para ser viables, competitivos y funcionales una correcta organización de sus documentos y archivos. No solo a nivel digital, también en lo que se refiere a las labores de oficina.

Para llevar a cabo esta organización y cumplir las normas de protección de datos de la UE es completamente necesario disponer de un material de calidad, que nos permita una correcta clasificación y ordenación de los archivos y materiales que se usan cada día.

Hoy vamos a analizar los principales productos del mercado para tenerlo todo perfectamente organizado.

> Los archivadores, un clásico indispensable  

Los archivadores son un elemento necesario para mantener la documentación organizada pero también para poder transportarla de forma segura y ordenada, así como poder consultar cualquier documento de forma rápida.

En concreto, los archivadores de palanca llevan presente en las oficinas, estudios y salas de trabajo de todo el mundo desde hace décadas, facilitando enormemente el archivo de documentos de diferentes tamaños.

El mecanismo es sencillo; funciona con unas anillas que consiguen fijar los documentos o las fundas multitaladro, son unas fundas de plástico en las que se guardan los documentos y permiten almacenarlos en perfecto estado, son por tanto un producto indispensable en las oficinas.

Los archivadores están disponibles en diferentes materiales, tamaños y colores y además algunos archivadores tienen cajas a juego lo que permite almacenar los archivadores en buenas condiciones.

> Las cajas de archivo, perfectas para almacenar grandes cantidades

Otro elemento que no puede faltar en cualquier oficina o despacho son las cajas archivadoras o cajas de archivo definitivo. Normalmente se utilizan para almacenar y proteger archivadores o documentación de cualquier tipo, como contratos o facturas.

Son cajas resistentes, que soportan bien el peso, lo que permite almacenar grandes cantidades de documentos en su interior y que están disponibles en diferentes tamaños y materiales, pudiendo adquirirse en plástico o cartón.

Lo ideal es realizar un pedido de varias cajas o cajones que se complementen, siempre en función de las necesidades de organización que tenga la empresa. Son productos resistentes, duros, pensados para un uso prolongado en el tiempo con los que se obtendrá un máximo rendimiento.

> Las fundas multitaladro y las carpetas dossier

A la hora de guardar documentos que necesitamos tener a mano las fundas multitaladro son una opción muy interesante.  Mantienen los documentos en perfecto estado, son prácticas, ligeras y resultan ideales para llevar documentos de un sitio a otro por lo que se utilizan mucho en reuniones, encuentros y eventos empresariales.

Existen tantos tipos de fundas como distintas sean las necesidades administrativas y organizadoras. Desde fundas de plástico más convencionales, que se venden en paquetes con varias unidades (10,20, 50…), a fundas con solapa tipo dossier y/o carpetas más sólidas y consistentes así como fundas de diferentes grosores.

Además de lo indicado, las fundas multitaladro pueden colocarse en un archivador que te permitirá mantener el orden de tus documentos y tu oficina.

> Los organizadores de armario, para un orden estricto

Estos organizadores son un tipo de producto que no es tan conocido pero que puede facilitar enormemente el trabajo de archivo y organización en las oficinas. Se trata de unos separadores modulables que se pueden instalar en los armarios y así tener clasificadas las carpetas, libros, diccionarios, revistas y archivadores que se necesiten ordenar.

Existen varios tipos según las prestaciones, algunos combinan espacios en vertical y horizontal. Se trata, simplemente, de estudiar cuál se adapta mejor al día a día de nuestra oficina y elegir.

Es una inversión que a corto y largo plazo da sus frutos; tendremos nuestros armarios perfectamente ordenados.

> Los contenedores de plástico con ruedas

Estas cajas o contenedores de plástico con ruedas son muy útiles para clasificar y guardar otros archivadores, libros, carpetas e infinidad de artículos de oficina. Son utilizadas en organizaciones y empresas de gran tamaño, donde se manejan volúmenes importantes de material, archivos y de documentos. Los hay desde 6 litros de capacidad hasta 130 litros. Funcionan con un clip de apertura en sus laterales y están diseñados para que puedan ser apilados unos encimas de otros.

> Los organizadores de escritorio, una pieza que no puede faltar en las secretarías

Los organizadores de escritorio son un elemento muy útil y coqueto donde depositar los bolígrafos, las calculadoras, los clips, las notas adhesivas, el papel celofán, las chinchetas, etc. Para la organización de una oficina y/o de un escritorio con gran actividad diaria es fundamental disponer de unos de estos organizadores. Los puedes encontrar en diferentes tamaños, materiales y diseños, con más y menos compartimentos para que puedas elegir el que mejor se adapte a tus propias necesidades.

> CONCLUSIÓN

La ordenación, limpieza y clasificación son tareas muy importantes en el quehacer diario de las grandes y pequeñas empresas. Los materiales que hemos reseñado ayudarán a cualquiera de ellas a mejorar su trabajo de oficina y facilitar otro tipo de tareas más importantes.

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